Con
Carlos Diez, Socio y gerente del área de Estrategia de Zitec Consultores.
Resumen VII Jornada 12 abril «Mejora de la eficiencia a través de la gestión por procesos»
El pasado viernes 12 de abril tuvo lugar la VII reunión del Club de Directores de Calidad e Innovación, que en esta ocasión trató el tema de “La mejora de la eficiencia a través de la gestión por procesos”.
Introducción a la gestión por procesos. Marco teórico y metodología
Carlos Diez, Socio de Zitec Consultores, comenzó la exposición del marco teórico y la metodología en el establecimiento de un sistema de gestión por procesos haciendo mención al Modelo EFQM, ya que entre los cambios producidos en su actualización del 2013 se encuentra el cambio en el antiguo Concepto Fundamental de “gestión por procesos” a “gestión con agilidad”.
Posteriormente, explicó los aspectos a tener en cuenta a la hora de implantar este sistema en cualquier organización, entre los que destacan:
- Visión sistémica. Integrarlo junto con la estrategia de la organización.
- Necesidad de utilizar un lenguaje sencillo e inequívoco.
- Buscar la exhaustividad, pero sin detallar absolutamente todo.
- Ir de lo más general a lo más concreto.
Más tarde se concretaron los beneficios o utilidades que puede reportar un sistema de gestión por procesos, donde se debe subrayar la capacidad que tiene para incrementar la eficiencia en la gestión de una organización.
Como cierre a la presentación, se hizo referencia al rediseño o reingeniería de procesos que, al contrario que en las fases de diseño y despliegue de los procesos actuales, sí puede requerir de un cambio en los recursos utilizados.
Experiencias de éxito en gestión por procesos
Esta introducción a la gestión por procesos dio paso a la exposición de las experiencias de tres organizaciones muy diferentes que están trabajando en la definición, despliegue y mejora de sus procesos, y donde comprobamos el éxito que proporciona esta herramienta independientemente del tipo de organización que se trate.
Emilio Miñambres, Director de Calidad y Mejora Continua de ASPRODES calificó esta herramienta como “algo muy potente”. Explicó cómo la gestión por procesos ayuda a optimizar sus servicios, mejorando la calidad de vida de las personas de su organización y de sus clientes. De esta manera permite detectar qué es lo que aporta valor a las personas para poder desechar lo que no aporta.
La Jefe de Estrategia y Procesos de Gestión de Repsol, Carmen Valdés-Hevia destacó que el sistema de gestión por procesos en Repsol es un elemento integrador de otras herramientas de gestión de la compañía (cabe destacar que Repsol comenzó a utilizar este sistema en 2003 y actualmente está extendido en todas sus Unidades). En su presentación expuso cómo se articula el despliegue de procesos en la compañía, con ejemplos de las Direccione de Tecnología e Ingeniería.
Por último, se presentó la metodología seguida en el rediseño del proceso “Contratación de personal investigador de reciente titulación universitaria” de la Dirección General de Universidades e Investigación de la JCyL y su efecto en la reducción de costes, plazos, y documentación requerida para su tramitación.
Conclusiones
Como conclusión de la jornada podemos señalar que uno de los factores críticos en el momento actual es el incremento de la competitividad de las organizaciones públicas y privadas. Esta competitividad no solo se puede conseguir vía reducción de costes (lo cual puede generar efectos perversos en el funcionamiento de las mismas), sino a través del uso eficiente de los recursos internos (mediante la gestión de sus procesos) o la adopción de nuevos enfoques en la cadena de valor de la organización (a través del rediseño o reingeniería de procesos).
Galería del encuentro:
